Continuity Planning adalah suatu proses dimana perusahaan
harus mengantisipasi suatu peristiwa yang tidak diinginkan dan mempersiapkan
diri sehingga peristiwa tersebut tidak menghancurkan bagian-bagian yang penting
dari perusahaan.. Nama lain RENCANA KONTINUITAS adalah : Contingency
planning,, Continuity Planning, Disaster planning, crisis planning
Tujuan dari
rencana kontinuitas : Ini adalah percepatan, kontrol tanggung jawab dan kontrol
kejadian, yang nampak dan akibatnya, Kerusakan ditangani sejauh mungkin,
Keamanan dan keselamatan dikembalikan lagi. serta Kontrol keuangan dan operasi
tetap seperti semula, Nilai brand dilindungi,, Bertanggung jawab langsung
terhadap kontrak dan janji yang telah dibuat, Kembali ke bisnis seperti biasa
dilakukan.
Asumsi yang
digunakan dalam menyusun sebuah Rencana Kontigensi yang mana diasumsikan
bahwa semua langkah penyelamatan sudah dilakukan untuk mengurangi risiko dan
Struktur organisasi tidak bekerja menyusul terjadinya loss sehingga membutuhkan
adanya sebuah struktur Organisasi Darurat
Hubungan antara risiko dengan tujuan dari sebuah
perusahaan. Adalah Semua organisasi didirikan dengan suatu tujuan atau sasaran
yang ingin dihasilkan, sedangkan risiko dapat mengancam aktifitas organisasi
dalam mencapai tujuan tersebut yang akan mengakibatkan organisasi tersebut akan
gagal memenuhi janji yang telah dibuatnya. Dengan kata lain risiko adalah suatu
faktor penting yang harus selalu dapat dikendalikan oleh organisasi bila tujuan
yang ingin dicapai dapat berhasil sesuai rencana.
Risiko-risiko yang dapat mengancam
kelangsungan perusahaan / organisasi secara keseluruhan dinamakan Killer
Risks, Setiap perusahaan / organisasi mempunyai killer Risks yang
berbeda-beda tergantung jenis dan lingkungan usahanya. Namun demikian ada
beberapa risiko yang secara umum dapat mempengaruhi suatu organisasi /
Perusahaan, yaitu:
a.
Kehilangan ijin usaha.
Kesalahan pengelolahan usaha dapat menyebabkan ijin usaha suatu perusahaan /
organisasi dicabut oleh aparat / pihak yang berwenang. Untuk seorang , manager
risiko harus memastikan bahwa pengelolaan usaha yang dapat tetap terkendali
dengan benar.
b.
Nama baik Merk dagang dan nama perusahaan beserta produk-produknya
Kehilangan kepercayaan,
kerusakan / cacat nama perusahaan, Khususnya pelanggan potensial memerlukan
jaminan organisasi yang stabil atau kualitas dan keamanan produknya,
misalnya perusahaan penerbangan, perusahaan asuransi, bank, pabrik makanan,
pusat kontrol penerbangan, dll. Banyak organisasi yang mengabaikan
perlunya reputasinya. Dimana organisasi kehilangan kepercayaan di pasar dan
menderita kerugian besar. Banyak yang tidak kembali ke pasar dengan
kekuatan yang sama, banyak yang tutup karenanya. Kepercayaan dapat
diserang secara khusus bila organisasi menderita suatu kerugian atau sakit yang
mana stakeholder mempertimbangkannya salah satunya dengan mengabaikan manajemen
yang baik atau dengan kata lain manajemen resiko yang effektif
Brand dapat dianggap sebagai salah satu elemen terpenting untuk hidup
perusahaan dan sangat sulit untuk diperbaiki kalau sudah pernah rusak
Brand rusak karena pelanggan
kehilangan kepercayaan dan dapat pula dikarenakan oleh aksi-aksi yang dilakukan
oleh organisasi yang tidak setuju dengan aktifitas perusahaan (pressure grup)
Yang paling berbahaya dari
tindakan media adalah mereka membuat asumsi dan selalu melihat
permasalahan dari sudut kemanusiaan, Tindakan yang bisa dilakukan :
Mempersiapkan Media center, Mempersiapkan Media crisis respon plan, Menunjuk
seorang juru bicara.
c. Fasilitas-fasilitas
pendukung
Manager Risiko harus memastikan bahwa kemungkinan-kemungkinan yang terjadi atas
fasilitas-fasilitas pendukung usaha seperti computer, mesin-mesin produksi
telah diantisipasi dengan baik
Kegagalan infrastuktur
komputer dan komunikasi, kerusakan gedung-gedung dan peralatan lain yang
dibutuhkan untuk proses dan delivery, Informasi penting, apakah dalam kertas
atau dalam data base computer, Dimana terdapat kerusakan serius karena
kehilangan seorang karyawan, atau sebuah team dari karyawan kunci , dalam satu
kejadian, Gangguan terhadap pemasok dan distribusi utama.
d. Sumber
Daya Manusia
Manager risiko harus mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan yang mengancam
kelangsungan sumber-sumber daya yang memiliki keahlian yang diperlukan serta
memiliki moral yang baik.
Kurang pengetahuan untuk
mengurangi kecelakaan kerja dipabrik dan tempat kerja, resiko nyata dalam
gedung tempat kerja dan mesin, resiko antara karyawan dan pengunjung.
Prosedur penerimaan karyawan kurang memadai dapat menimbulkan resiko karyawan,
kurang diberikan latihan dapat berbahaya terhadap teman sejawat dan pengunjung.
Staff dalam perjalanan dinas keluar kota dan luar negeri.
e. Kemampuan
financial Perusahaan
Kemampuan
perusahaan untuk memenuhi kewajibabnya, untuk Asuransi Kerugian bahwa
solvabilitas adalah kemampuan keuangan perusahaan dalam menanggung risiko yang
ditutup. Solvabilitas merupakan indicator penting untuk menilai kesehatan,
karena Tingkat solvabilitas mencerminkan “financial Risk” perusahaan tersebut,
Semakin rendah tingkat Solvabilitas semakin besar kemungkinan bangkrut.
Solvabilitas yang rendah karena jumlah hutang yang besar, biasanya diikuti
beban tetap perusahaan berupa biaya bunga yang tinngi yang pada gilirannya akan
mengurangi laba perusahaan
-
f.
Kekuatan Kompetitor atau pesaing atau
Kegagalan untuk inovasi melawan kompetisi
Dalam dunia manajemen dan marketing, prinsip ini tegas berlaku. Contoh;
dalam peluncuran produk baru kita tidak bisa bertindak sembarangan. Hanya
karena melihat sekilas sebuah produk digemari konsumen, lalu kita ikut-ikutan
memproduksi produk semacam itu. Atau hanya karena kompetitor mengeluarkan
produk tertentu, kita harus menyainginya dengan produk yang mirip. Atau terjun
dalam pertempuran melawan produk yang sudah sangat mapan posisinya.
Tindakan-tindakan membabi buta seperti itu bisa membenturkan kita ke tembok
kekuatan pesaing yang jauh lebih kuat. Orang yang ceroboh tidak bertindak
secara strategis. Orang sembrono cenderung mengikuti emosinya, bahkan untuk
hal-hal yang sangat menentukan hidup matinya. Ini mental yang sangat berbahaya.
Ini sama saja dengan bunuh diri.
Sebaliknya, jika kita bijak, kita harus sangat waspada dalam memetakan
kekuatan lawan. Kita harus
menggunakan daya pikir kita untuk menganalisis peluang kemungkinan kemenangan
kita. Orang bijak tidak akan mengambil keputusan bertindak jika berdasarkan
analisisnya tindakan tersebut justru mendatangkan kerugian atau kebangkrutan.
Dalam contoh peluncuran produk baru di atas, kita bisa bertindak strategis,
misalnya; kita bisa mencari daerah lain yang belum ketat
persaingannya. Kita bisa mencari segmen pasar yang terlupakan atau belum
digarap oleh pesaing besar. Atau kita lakukan inovasi produk-produk baru yang
belum ada di pasaran dan menjadi perintis pasar.
g. Kehilangan
bisnis serta kontrol keuangan dalam perusahaan
Kehilangan nilai phisik,
misalnya : kerugian kebakaran, banjir, gempa, kriminal, teroris dan
kecelakaan lain.,Kehilangan Intelektual asset misalnya Informasi dan
intelektual properti lain yang digunakan mempunyai nilai yang sangat penting,
dapat berupa kertas atau data
Risiko diatas menambah
tantangan bagi seorang manager risiko dalam menjalankan tugasnya mereka
dituntut untuk : Mnyampaikan informasi mengenai / berkaitan dengan killer Risk
secara tranparan dan tepat sasaran, Upaya untuk menghindar dari killer
Risk apabila memungkinkan, Mempersiapkan Contigency plan untuk mengantisipasi
worst case terjadi
h. Crucial Informasi / Informasi
penting.
Proses kontinuitas memerlukan
identifikasi seluruh informasi-informasi penting dan memastikan bahwa
informasi-informasi tersebut tetap ada dalam keadaan disaster / bencana,
apabila manajemen gagal dalam mengidentifikasi dan menjaga informasi-informasi
tersebut, maka setelah terjadinya disaster, perusahaan akan lumpuh karena
kehilangan informasi-informasi tersebut untuk melanjutkan usaha.
i. Tingkat layanan yang
rendah.
Dalam keadaan disaster, layanan
kepada customer harus tetap dapat di jalankan, meskipun dalam keadaan tidak
penuh, seorang krisis manager harus dapat mengidentifikasi dan menunjukan
orang-orang tertentu yang memiliki fungsi khusus dalam menjalankan fungsi
layanan tersebut dalam keadaan disaster.
j. Rantai Supplier dan
Distributor
Dalam keadaan disaster rantai
yang menghubungkan dengan pihak external seperti supplier dan distributor tidak
boleh terputus. Crisis manager harus dapat memastikan bahwa rantai yang
menghubungkan baik internal maupun eksternal harus tetap terjaga / tidak
terputus agar perusahaan dapat tetap melangsungkan usahanya pasca disaster.
k. Staf Kunci dan team Kunci
Kehilangan karyawan-karyawan
yang menjadi kunci jalannya roda perusahaan sangat penting untuk diwaspadai.
Untuk itu perusahaan harus dapat menjaga dan memperhatikan orang-orang dan
team-team yang berfungsi sebagai kunci bagi perusahaan. Perusahaan juga harus
dapat sesegera mungkin mencari penggantinya apabila hal tersebut terjadi, agar
roda perusahaan dapat tetap berjalan seperti yang diharapkan.
Kalau rencana Kontingensi bertujuan
memampukan perusahaan melewati bencana maka recovery Plan
lebih kepada kelangsungan hidup setelah terjadinya bencana.
Recovery plan Adalah petunjuk yang disusun untuk berbagai keperluan
darurat/krusial yang harus dilakukan setelah terjadinya suatu insiden.
Sasaran pokok
yang perlu digariskan dalam recovery plan :
a. Membatasi
kerusakan mencakup kecepatan pemulihan keamanan dan keselamatan.
b. Mempercepat
respon melalui penggunaan sumber-sumber yang dapat diandalkan, kepercayaan,
wewenang
c. Menciptakan
prioritas proses pemulihan.
d. Menjawab
tantangan komunikasi yang baru baik internal maupun eksternal.
e. Memenuhi
kebutuhan pelanggan yang mendesak
f
Melindungi brand name
g Menjaga agar organisasi tetap
berada pada ’marketplace’ seperti sediakalanya.
0 Response to "Continuity Planning - Pemuda Panca Marga, Jakarta Pusat"
Posting Komentar