Kebanyakan tugas yang ditetapkan organisasi umumnya terlalu besar untuk diselesaikan oleh hanya seorang individu. Sehingga, banyak kehidupan organisasi dihabiskan dalam apa yang kita sebut “tim : tim proyek, tim manajemen, tim fungsional, dan sebagainya.

Sekarang, perkataan “tim” menyiratkan struktur internal yang berderajat sangat tinggi. Pikirkan tentang sebuah tim sepakbola, misalnya, dimana setiap anggota mempunyai posisi masing-masing, tujuan perbandingan tertentu, dan wilayah. Tidak hanya itu, setiap orang segera mengetahui posisi anggota lainnya. Jarang terjadi tim dalam kehidupan kerja sehari-hari mempunyai struktur dengan derajat semacam itu, dan dalam beberapa kasus tidak terdapat struktur sama sekali – tim tersebut hanya sekadar sekumpulan rekan-rekan yang akan berbagi pekerjaan diantara mereka.

Juga, perkataan “tim” menyiratkan secara jelas tujuan bersama yang telah diidentifikasikan. Di sini mungkin tim kerja memiliki banyak kesamaan dengan tim olah raga, tapi masih ada tim kerja yang harus mengidentifikasikan tujuan mereka sebelum dimulai; dan banyak keadaan di mana tujuan dari sebuah bagian dari apa yang disebut tim sangat berlainan dengan tujuan dari bagian lainnya.

Apa yang sedang saya terangkan adalah : yaitu sering lebih tepat untuk memandang tim-tim dalam organisasi bukan sebagai tim, tapi hanya sekadar kelompok.

Anda mungkin akan mengatakan apa artinya suatu kata. Dalam kasus ini, perbedaannya besar sekali. Struktur dan sikap satu pikiran dari sebuah tim memungkinkan dikesampingkannya banyak masalah antar pribadi, yang umumnya disebut “dinamika kelompok”: di mana sekelompok orang yang ikatannya longgar, dengan berbagai derajat komitmen dan kejelasan tentang apa yang akan mereka capai, memukul dinamika kelompok tadi dan sangat mungkin melindasnya sebagai konsekuensinya.

Maka dalam Bab ini kita akan membahas pandangan orang awam terhadap dinamika kelompok, masalah-masalah tertentu yang dihadapi kelompok ketika menghadapi perubahan, dan bagaimana agen perubahan bisa bekerja bersama dengan kelompok untuk mengatasi masalah-masalah ini dan melepaskan energi kelompok pada tugas perubahan tersebut. Bila Anda ingin mengadakan perubahan dalam organisasi, cepat atau lambat Anda perlu melakukannya dalam atau melalui suatu kelompok.

Kelompok kerap terbagi dalam tiga kategori : kelompok tempur/lari; kelompok berpasangan dan kelompok kerja. Katagori kelompok itu akan menentukan kemampuannya untuk menghasilkan karya yang bermanfaat, kesejahteraan orang-orang yang ada dalam kelompok yang bersangkutan, dan khususnya yang mempunyai arti penting bagi kita di sini, adalah kemampuannya untuk beradaptasi terhadap perubahan dengan baik.

9.1 Sebuah Kelompok Tempur/lari

Ini adalah sebuah kelompok yang pada pokoknya berkepentingan untuk melindungi dirinya sendiri. Kelompok ini memandang lingkungan luar, termasuk orang-orang yang berada di luar kelompok tersebut, sebagai hal yang mengancam; dia akan memberi respons baik dengan menarik diri (lari) atau menyerang (bertempur). Tujuan terpenting dari kelompok itu adalah untuk melindungi integritas dirinya dari pengaruh luar.

Tim yang dengan tenang melaksanakan karya produktifnya secara tiba-tiba bisa berubah menjadi kelompok tempur/lari bila diancam akan dibubarkan atau dipecah; mereka juga akan memberikan reaksi seperti itu bila dikritik, atau bila menganggap bahwa mereka diberi tugas yang mereka takuti tidak akan berhasil dilaksanakan.

Jadi salah satu yang bisa terjadi saat Anda mengajukan usul perubahan kepada sebuah kelompok adalah kelompok tersebut menjadi suatu kelompok tempur/lari. Apa saja karakteristik dari kelompok tempur/lari ? Dengan cara bagaimana mereka berperilaku ?

· Mereka menolak informasi yang asalnya dari luar kelompok. Organisasi dalam tahap akhir keruntuhannya, saat akan digulingkan, mungkin merupakan contoh klasik mengenai hal ini; juga pemimpin yang menolak analisis finansial yang memberikan indikasi tentang kelemahan-kelemahannya.

· Mereka cenderung menghukum si pembawa informasi tadi adalah sangat berisiko untuk menjadi pembawa berita buruk kepada kelompok semacam itu !

· Mereka akan memperbincangkan di antara mereka sendiri tentang betapa bodohnya, tidak layaknya dipercayai atau tidak mempunyai informasi orang-orang yang berada di luar kelompok tersebut.

· Mereka akan menghabiskan banyak waktu untuk bersama-sama merencanakan cara-cara yang akan memastikan kelangsungan hidup kelompok mereka sendiri.

· Mereka akan banyak mengadakan pertemuan-pertemuan yang tertutup.

· Sering terjadi, mereka akan mengusir seorang anggota dari kelompok itu, karena dia mengancam persatuan kelompok.

· Mereka akan menjadi paranoid. Mereka akan menafsirkan kejadian atau komentar-komentar yang sangat biasa sebagai hal-hal yang berbahaya atau mengancam kelompok itu.

· Mereka seringkali mempunyai seorang pimpinan yang kuat dan otoriter, yang tidak boleh ditentang siapapun.

· Mereka tidak mengakui adanya kegagalan, dan mengkambing hitamkan orang-orang lain yang tidak bersalah.

Sungguh mudah untuk membuat kelompok berubah menjadi kelompok tempur/lari, semudah untuk membuat orang merasa gelisah, saat Anda sedang berupaya untuk mengenalkan perubahan. Dan kelompok tempur/lari merupakan lawan yang kuat; Anda tak hanya sekedar menggandakan kekuatan perlawanan dari seorang individu, tapi Anda juga meningkatkannya secara eksponensial.

9.2 Kelompok berpasangan

Tidak seperti kelompok tempur/lari, yang selalu dihantui oleh lingkungan di luar kelompok itu, meski dimaksudkan untuk menangkal ancaman-ancaman yang nyata maupun yang khayalan, kelompok berpasangan benar-benar mengarah pada dirinya sendiri. Tujuan utamanya adalah untuk membentuk hubungan dalam kelompok itu. Bentuk kelompok ini berperilaku dalam cara-cara seperti berikut :

· Kelompok tersebut akan banyak menghabiskan waktunya bersama-sama.

· Cenderung menceritakan banyak hal dengan lelucon.

· Kelompok ini akan memiliki lingkungan yang “mirip klub”: orang-orang boleh berpakaian dengan gaya tertentu yang mudah dikenali. Kadang-kadang orang yang ada dalam kelompok ini kelihatan mempunyai fisik yang serupa – ini berkaitan dengan tendensi kelompok untuk menyeleksi anggota-anggota yang baru atas dasar seberapa mirip mereka dengan anggota-anggota yang sudah ada.

· Mungkin terdapat banyak sekali aktivitas seks dalam kelompok tersebut; orang-orang berkencan, kecemburuan seksual, persaingan. Semuanya tidak merasa bahagia berada dalam lingkungan kelompok tersebut.

· Kelompok itu akan menyembunyikan pertentangan dan ketegangan dari “orang-orabng luar”; lebih suka menyajikan penampilan yang akrab dan bahagia.

· Sebagian besar proporsi dari diskusi yang diadakan oleh kelompok itu bersangkut-paut dengan kelompok itu sendiri, dengan anggota-anggotanya; hanya relatif sedikit membicarakan hal-hal di luar kelompok.

· Kelompok tersebut akan menghabiskan waktu bersama bahkan walau tak ada tugas yang perlu dilakukan.

· Kelompok ini akan terdiri dari jaringan sekutu yang kuat, dan akan melawan upaya untuk memecah belah kelompok untuk tujuan apapun.

· Anggota-anggota kelompok akan menyebut dirinya “sabahat” alih-alih “rekan”.

· Keluarga dari anggota kelompok dan kehidupan pribadi mereka dinomor duakan bagi aktivitas kelompok; pasangan di “luar kelompok itu” cenderung tidak diikutkan dalam kegiatan sosial.

· Kelompok tersebut akan berupaya meminimalkan risiko kegagalan.

Kelompok berpasangan kerap menjadi sarana pemuasan diri yang luar biasa. Hal inilah yang membuatnya sangat sulit dirubah. Karena mereka tidak banyak memperhatikan kejadian-kejadian di dunia luar, sangat sulit untuk mendapatkan saluran ke dalam kelompok mereka untuk memberikan informasi yang mungkin akan membawa mereka ke arah perubahan.

9.3 Kelompok Kerja

Ini adalah kelompok yang produktif, yang difokuskan untuk menyelesaikan suatu tugas. Inilah tim yang sebenarnya, dalam segala hal. Kerap kelompok ini muncul melalui inkarnasi dari kelompok berpasangan atau kelompok tempur/lari, dan telah mencapai suatu tingkat kematangan sebagai sebuah kelompok, yang berarti bahwa kelompok tersebut dapat berinteraksi secara berkesinambungan dan menguntungkan dengan lingkungan luar. Beberapa tanda bahwa sebuah kelompok adalah benar-benar sebuah kelompok kerja adalah :

· Mereka mengetahui secara jelas hal-hal yang perlu dilakukan dan bagian mereka.

· Keluaran / hasil dari kelompok ini tinggi.

· Kelompok ini akan selalu siap untuk dibubarkan begitu tugas telah selesai dilaksanakan.

· Kelompok ini terbuka terhadap orang lain, ide-ide, dan informasi yang berasal dari luar; tentu diperlukan langkah-langkah nyata agar tetap berpijak pada pedoman semula.

· Kelompok akan meninjau-ulang kinerjanya, dan berupaya untuk memperbaiki dan meningkatkannya.

· Kelompok akan mengaku adanya kegagalan, dan berusaha untuk mencari sebab-sebab mengapa kegagalan tersebut bisa terjadi.

Kelompok kerja jauh lebih terbuka terhadap perubahan yang mereka persepsikan akan membuat kemajuan bagi tugas mereka dibandingkan kelompok-kelompok tempur/lari atau yang berpasangan.

9.4 Kekuatan dari sistem itu

Selain masalah-masalah khusus yang berkaitan dengan kelompok tempur dan berpasangan, terdapat beberapa masalah umum yang berkaitan dengan kelompok dan perubahan yang berasal dari karakteristik sentral dari sebuah kelompok. Sebuah kelompok adalah suatu sistem – bahkan walaupun bukan merupakan sebuah tim, ada sesuatu bentuk struktur internal, individu didefinisikan di dalam hubungannya dengan orang lain dalam kelompok tersebut, dan seandainya kelompok itu stabil, mereka akan berperilaku dengan cara yang konsisten dengan kedudukan mereka dalam kelompok.

Kelompok akan mencapai keseimbangan dalam konteks cara mereka bekerja; bila mereka akan berubah, kelompok tersebut harus kehilangan keseimbangan yang ada sekarang ini sebelum menemukan suatu keseimbangan yang baru. Tidak seorang pun suka kehilangan keseimbangannya, dan akan ada “kekuatan-kekuatan pendukung” yang kuat, yang berusaha (tidak selamanya secara sadar) untuk mempertahankan agar kelompok itu tetap stabil walaupun ada perubahan. Pemimpin harus dapat mengatasi hal-hal ini.

Ada dua buah cara utama bagi pemimpin untuk melakukan ini. Salah satunya adalah dengan menurunkan tingkat ancaman yang dipersepsikan mereka sehingga kelompok tersebut merasa aman terhadap perubahan; cara lainnya adalah menaikkan tingkat ancaman yang mereka persepsikan sehingga kelompok itu merasa keadaan sudah terlalu berbahaya bila tidak mengadakan perubahan. Saya menyebut kedua cara ini “minyak” dan “pasir”, karena “minyak” mengurangi gesekan dan mempermudah bagian-bagian mesin untuk bergerak terhadap satu sama lain, sedangkan istilah “pasir dalam kerang” berkonotasi perubahan konstruktif dalam bentuk mutiara yang bersinar dengan meningkatkan friksi dan “meningkatkan” sistem. Minyak dan pasir keduanya “bekerja” dalam pengertian – mengadakan perubahan; cara yang Anda pilih tergantung pada kepribadian Anda dan situasinya.

9.4.1 Minyak

Pemimpin yang memilih cara untuk mempengaruhi kelompok melalui “minyak” berperilaku sebagai berikut :

· Dia menggunakan setiap kesempatan untuk meningkatkan percaya-diri kelompok dan anggotanya: dia mungkin melakukan ini dengan pujian dan dukungan aktual atau cuma sekadar dengan mendengarkan penuh perhatian, meluangkan waktu dan minatnya, yang menunjukkan bahwa kelompok tersebut sangat berarti baginya.

· Dia seorang penyabar: dia melangkah sesuai dengan langkah kelompok itu; dia tidak berupaya untuk memaksanakan keputusan ataupun tindakan.

· Dia bertindak untuk mengurangi ketegangan yang timbul di antara anggota kelompok itu: dia menunjukkan pada mereka hal-hal yang mereka sepakati, di mana argumentasi mereka saling mendukung satu sama lain; dia membantu komunikasi dengan menyatakan kembali, dengan menafsirkan. Kemungkinan dia akan mengatakan seperti ini “Menurut saya yang dimaksud oleh anu adalah….”, untuk mengungkapkan kembali sesuatu yang telah dikatakan seseorang dengan cara yang lebih komprehensif dan / atau saling mendukung satu sama lain.

Dampak dari bentuk perilaku ini adalah untuk mengurangi kecemasan, kegelisahan, untuk membuat orang merasa aman untuk mengadakan eksplorasi, mengkritik, menantang, melakukan provokasi dan pada akhirnya mengadakan perubahan. Bahkan walaupun hanya seorang yang berperilaku seperti ini dalam suatu kelompok khususnya bila orang tersebut dianggap sebagai orang yang memiliki pengaruh dapat memiliki dampak yang sangat besar pada kemampuan penyesuaian diri dari kelompok tersebut. Perubahan akan berjalan baik dan benar-benar “diharapkan”, yaitu, dibuat lebih mudah, lebih mulus/lancar.

Cara “minyak” ini sangat cocok untuk membuat kemajuan pada kelompok tempur/lari. Cara ini jauh lebih baik dalam ancangannya dibanding dengan cara yang saya lakukan terhadap kelompok yang telah saya ceritakan sebelum ini.

9.4.2 Pasir

Seorang mengiginkan perubahan yang memilih metode untuk mempengaruhi kelompok melalui “pasir” berperilaku dalam cara-cara seperti berikut ini :

· Dia mengatakan hal-hal yang mengejutkan pada orang lain.

· Dia menantang asumsi-asumsi yang dikemukakan oleh kelompok itu.

· Dia mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membuat kelompok tersebut menjadi tidak enak: “Menurut Anda untuk berapa lama hal ini akan tetap berlangsung?” “Siapa yang tidak terpuasi dengan kinerja kita ?”

· Dia menolak untuk bersekongkol, baik dengan kelompok secara keseluruhan maupun dengan masing-masing individu di dalamnya.

· Dia meningkatkan ketegangan yang ada, menyatakan setuju saat orang mengatakan bahwa ada masalah. Tidak memberi keyakinan kembali, tidak meremehkan tanda-tanda yang mengganggu kelompok itu, dia malah memperhebatnya.

· Dia mengemukakan informasi yang benar dan relevan tapi sifatnya menakutkan:” Keuntungan tahun ini turun 50% dari tahun lalu”. “Sekarang ini pergantian staf kita adalah sebesarnya 30% per tahun”.”Semua departemen saat ini harus menilai keberadaannya dengan kriteria finansial.

Kesemuanya ini harus dilakukan dalam cara yang obyektif dan netral. Perasaan tidak terlibat inilah yang membuat jengkel dan menyakitkan kelompok itu, seperti pasir yang ada dalam tiram, tetapi mungkin akan menghasilkan mutiara perubahan.

Tapi hal itu mungkin tidak terjadi. Cara itu mungkin malahan akan menimbulkan kemarahan, permusuhan dan akhirnya penolakan. Dan itulah dimana pemimpin tadi perlu “pasir yang sesungguhnya”. Karena akan sangat tidak enak untuk menjadi “pasir dalam tiram”.

Seandainya, dengan berperilaku seperti ini, pemimpin perubahan dipandang sebagai orang yang bersenjatakan kapak untuk menggertak, kelompok itu bisa memusuhi perilakunya, menolaknya, mengabaikannya. Dia seharusnya membuat kelompok itu bingung, mendorongnya untuk menilai keadaan kelompok itu sendiri, alih-alih dari membuat mereka mengatakan bahwa “dialah yang sebenarnya punya masalah”.

Terkadang dosis pemberian pasir yang diperpanjang merupakan satu-satunya cara untuk mengguncang perasaan puas diri dari kelompok berpasangan. Pimpinan unit itu telah kehabisan akal untuk membuat para bawahannya berfikir lebih tajam, dan lebih berdaya saing. Mereka beranggapan bahwa apa yang mereka perbuat sudah cukup baik. Akhirnya, si pemimpin memprovokasikan suatu perubahan dengan mengundang salah seorang tim keuangan untuk ikut serta selama sepuluh menit dalam setiap pertemuan mingguan mereka. Bagian keuangan itu hanya mempresentasikan beberapa angka dan kemudian keluar dari ruangan.

Angka-angka tersebut tidak pernah dibahas; pimpinan kemudian akan melanjutkan pada item nomor dua dalam agenda pertemuan. Tapi setelah hal ini berlangsung beberapa kali, kelompok itu mulai membahas cara-cara untuk meningkatkan efisiensi mereka, dan benar-benar untuk meningkatkan efisiensi mereka, dan benar-benar melaksanakannya (angka-angka ini berkaitan dengan efisiensi relatif dari berbagai unit produksi dalam perusahaan).

Kunci keberhasilan yang sesungguhnya dari cara ini terletak pada cara memperkenalkan angka namun tidak mendiskusikannya. Kelompok ini tentunya akan berpikir “Saya heran apa maksudnya ini; marilah memikirkan hal ini”, alih-alih dari saling memperdebatkan angka-angka tersebut dan saling mendukung pendapat satu sama lain.

Bentuk keahlian yang dibicarakan disini merupakan sarana yang paling canggih yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Keahlian itu menuntut kombinasi dari kontrol-diri dan kreativitas yang kita inginkan hanya pada momen yang lebih baik. Tapi pada tingkat yang biasa pun, layak diingat bahwa bila kita adalah bagian dari suatu kelompok, akan ada kekuatan-kekuatan yang lebih kuat berusaha untuk mempertahankan keadaan status quo dibanding keadaan normal.

Kita perlu mempraktekkan “meninggikan diri kita” di atas kelompok itu, menjadikan kita tidak memihak, dan melakukan tindakan terbaik untuk membantu membuat kemajuan baik apakah kita sebagai pemimpin, maupun sebagai salah seorang anggotanya atau hanya semata-mata diundang untuk ikut berpartisipasi dalam aktivitas mereka.

Ada satu hal lagi sebelum kita meninggalkan pokok bahasan mengenai kelompok dan perubahan. Untuk mengetahui apakah Anda dapat bertindak sebagai seorang agen provokasi dan menggerakkan sebuah kelompok untuk maju, Anda harus mengajukan pada diri sendiri beberapa pertanyaan menyelidik.

Tidak cuma Anda bisa merasa yakin bahwa Anda tidak ingin mempengaruhi kelompok bersangkutan sekedar untuk memapankan keadaan yang lama, atau membuat diri Anda merasa penting, tapi Anda juga harus mengajukan pertanyaan :

· Apakah Anda mempercayai kelompok ini ? Bila dalam lubuk hati Anda, Anda tidak merasa yakin kelompok itu bisa melakukan karya yang baik, Anda bukanlah orang yang tepat untuk menjadi “minyak atau pasir” baginya.

· Apakah Anda menyukai kelompok ini ? Bila tidak, Anda tentu akan menginginkannya terpecah belah; kelompok itu akan mengetahuinya dan melumpuhkan Anda.

· Seberapa penting artinya bagi Anda untuk ikut terlibat ? Bila itu sangat penting artinya bagi Anda, Anda tidak akan mampu membuat diri Anda menjadi tidak memihak untuk dapat menjadi pemimpin yang bermanfaat bagi kelompok tersebut. Anda cenderung mencari pembenaran jangka-pendek daripada keefektifan jangka panjang.

· Apakah Anda takut pada kelompok ini ? Bila Anda merasa takut, jangan coba-coba memulai tindakan untuk mengubahnya. Dan jangan malu menjadi orang yang takut kelompok-kelompok memang menakutkan.

MEMBUAT PERUBAHAN TERJADI DALAM KELOMPOK (KORPS) - Pemuda Panca Marga, Jakarta Pusat